Verklaring opgesteld door Hago Rail Services, van toepassing vanaf 1 januari 2013, jaarlijks op peildatum 1 juli bijgewerkt naar de laatste actuele ontwikkelingen. Laatste update: 1-7-2018

Omdat de inzet voor een gezonde schoonmaakbranche verder gaat dan een handtekening, publiceerde Hago Rail Services op 5 oktober 2012 een zelfverklaring die we jaarlijks bijwerken. Met de zelfverklaring laten we zien dat we de code serieus en volledig toepassen. Daarnaast nemen we onze verantwoordelijkheid naar onze opdrachtgever NS en andere ketenpartners voor goede en gezonde marktverhoudingen door hen hierin te onderwijzen én – waar relevant – op aan te spreken.

Hago Rail Services strijdt voor een duurzame schoonmaakbranche waarin vakmanschap hoogtij viert. Om zorgvuldig, sociaal, transparant en controleerbaar te werk te gaan, geeft Hago Rail Services concreet invulling aan de code met de volgende inspanningen:

1. Communicatie

• Hago Rail Services heeft duidelijke afspraken gemaakt met NS over verwachtingen, met heldere communicatie naar medewerkers en de opdrachtgever.
• Hago Rail Services organiseert periodiek overleg met de opdrachtgever en schoonmaakmedewerkers over de invulling van de dienstverlening, en bespreekt hierin specifiek de arbeidsomstandigheden, werkdruk, kwaliteit van de dienstverlening en zichtbaarheid en waardering van het werk en de werknemer.
• Hago Rail Services organiseert samen met NS 2 keer per jaar een ambassadeursoverleg met conducteurs om samen te werken aan nog schonere treinen.
• Twee keer per jaar organiseert HRS een interactieve managementdag voor alle indirecte collega’s. De dagen staan in het teken van bijpraten over stand van zaken en op stapel staande ontwikkelingen, het delen van kennis en het versterken van het wij-gevoel.
• Hago Rail Services publiceert één keer per kwartaal de HRS Express. De interne muurkrant hangt op alle HRS-locaties en bericht over interne ontwikkelingen, status van de kwaliteit, OR-nieuws en P&O-zaken. De muurkrant heeft tot doel collega’s te informeren, te enthousiasmeren en te betrekken. De HRS Express wordt ook verzonden naar NS.
• Alle indirecte collega’s houden we op de hoogte via Yammer. Nieuws uit de organisatie, branchefeitjes of leuke weetjes worden op dit platform gedeeld met indirecten en van daaruit weer met de werkvloer.
• Met de dienststart geeft Hago Rail Services medewerkers de mogelijkheid op structurele wijze mee te denken en te werken aan verdere verbetering van de activiteiten. Vijftien minuten voor aanvang van de schoonmaakwerkzaamheden, bespreekt de voorman met de schoonmakers wat er voor die dag op de planning staat, of er bijzonderheden zijn, hoe er is gescoord in de kwaliteitsmeting en wat er volgens de medewerkers te verbeteren valt. Iedere dag weer.
• Hago Rail Services organiseert 2 keer per jaar een ambassadeursoverleg met 8 collega’s van de werkvloer (vanuit ieder cluster 1) om de kloof tussen werkvloer en top van de organisatie zo klein mogelijk te houden. Elkaar leren kennen zorgt voor meer vertrouwen in elkaar, versterkt de doelstelling van HRS, draagt bij aan efficiëntere processen en creëert een mogelijkheid voor feedback op gevoerd beleid.
• Eén keer per jaar organiseert de operatie een voorliedendag. De dagen staan in het teken van bijpraten over stand van zaken en op stapel staande ontwikkelingen, het delen van kennis en het versterken van het wij-gevoel.
• Vier keer per jaar overlegt het managementteam op locatie en combineert dit overleg met een interactief werkbezoek.
• De algemeen directeur HRS gaat minimaal vier keer per jaar terug naar de werkvloer. De operationeel manager minimaal 12 keer per jaar.

2. Sociaal beleid

Hago Rail Services hanteert en implementeert een verantwoord sociaal beleid, in het bijzonder (niet-discriminatoir) t.a.v. werving, selectie, introductie, aanstelling, functie en schalen van werknemers. Er is specifieke aandacht voor vakinhoudelijke kwaliteit, karakter van het werk, een hanteerbare span of control en respectvolle bejegening.
• Hago Rail Services heeft haar visieplan op de duurzame inzetbaarheid van onze collega’s gedeeld met NS en FNV. Samen hebben zij besloten samen op te trekken in een tripartiteoverleg om medewerkers gezond met pensioen te laten gaan. Verschillende werkgroepen gaan zich inzetten voor gezonde roostering, alternatieve werkzaamheden voor oudere medewerkers enz.
• Hago Rail Services voert jaarlijks een MTO uit onder schoonmakers, en maakt op basis van de uitkomsten een actieplan ter verbetering. Het MTO is uitgevoerd tussen 1 mei en 1 september 2017. De uitkomsten zijn gedeeld in de muurkrant en per post verstuurd aan alle collega’s met de oproep tot aanmelding voor de focusgroepen die verbeteringen op locatie aanpakken.
• Hago Rail Services behandelt uitzendkrachten op volwaardige wijze en laat dit onder meer tot uitdrukking komen in het verstrekken van volwaardige kledingpakketten en het laten volgen van veiligheids- en vakinstructies. Uitzendkrachten krijgen, net als vast personeel, met kerst een kerstpakket en een attentie op De dag van de Schoonmaker.
• Borging van kwaliteit en veiligheid wordt gedaan met de K&V-Checklist. De coördinatoren Kwaliteit & Veiligheid lopen periodiek audits op de checklistcomponenten Medewerkers, Veiligheid (uitvoering), Kwaliteit, Milieu, Opkomstruimte, Magazijn en Locatie. Ook heeft Hago Rail Services een gediplomeerd veiligheidskundige in dienst, specifiek opgeleid voor veilig werken op en rond het spoor.
• Dagelijks veilig werken, betekent dat onze medewerkers zich moeten houden aan veiligheids- en gedragsregels. Daar hoort ook bij dat we elkaar, klanten en toeleveranciers, aanspreken op onveilige situaties. De bijna-ongevallenregistratie in ons Safety Dashboard helpt hierbij. Met de BO-registratie wacht HRS niet met actie ondernemen tot iets mis gaat. Wij maken medewerkers (van de opdrachtgever) ermee bewust van de gevaren die op de loer liggen.
• De geregistreerde bijna ongevallen worden besproken tijdens de toolboxmeetings die 12 keer per jaar worden georganiseerd.
• Medewerkers van HRS worden vertegenwoordigd door een 11-koppige OR.
• In 2015 zag de VGWM-commissie het licht, bestaande uit K&V, P&O en kaderleden FNV/OR leden. In de commissie staan veiligheid, gezondheid en welzijn (arbeidsomstandigheden) centraal.
• Conform cao voert HRS 50plus-gesprekken met alle medewerkers van 50 jaar en ouder. Naast verbeterpunten in het werk, staan de gesprekken vooral in het teken van een gezonde toekomst voor de medewerker. Wat heeft de medewerker nodig van HRS om zo lang mogelijk gezond te kunnen blijven werken? En wat kan hij zelf doen om zo lang mogelijk fit te blijven?
• Op eigen initiatief voert Hago Rail Services preventieve gesprekken met medewerkers, waarbij uitval door fysieke/mentale problematiek te verwachten is voor de toekomst;
• In 2016 is het project ‘Samen in Beweging’ gestart dat de duurzame inzetbaarheid van onze (veelal) oudere collega’s moet borgen. Het project bestaat uit jaarlijkse, individuele ontwikkelgesprekken met alle medewerkers, onderzoek (onder meer met interviews) naar eigenaarschap, leiderschapsstijlen, waarde van het werk en het verhogen van het veiligheidsbewustzijn bij medewerkers. Ook gaat het management met groepen medewerkers van locaties in gesprek. Welke blokkades zijn er nu nog die eigenaarschap verhinderen. Hoe kunnen we die opheffen? Want als íemand weet hoe we HRS gezond kunnen houden, zijn het de medewerkers wel.
• HRS voert een actief preventie- en interventiebeleid (fysio, psycholoog, diëtist) om – waar nodig – vitaliteit te verhogen en om duurzame arbeid mogelijk te houden;
• HRS voert gesprekken met de vakbond over optimale roostering van diensten.
• HRS organiseert 1 keer per jaar een roadshow langs locaties waarin we de successen van het afgelopen jaar vieren en vooruitblikken op het nieuwe jaar.
• HRS organiseert jaarlijks een jubilarissendag.
• Sinds eind 2015 werkt HRS landelijk met de Rail@lly. De app vervangt de papieren werkbon en moet het werk makkelijker en leuker maken.
• Geldzorgen of schulden veroorzaken doorgaans veel problemen. Ze maken mensen soms letterlijk ziek. Voor HRS alle reden om deze problematiek als werkgever serieus te nemen. Vanuit goed werkgeverschap, maar ook omdat medewerkers met schulden grote invloed hebben op het bedrijfsresultaat. Met schuldhulpverlening brengen we weer rust en plezier terug in het (werkend) leven van collega’s.
• Het Medewerkers Innovatie Platform (MIP) stimuleert medewerkers ideeën in te brengen die het werk makkelijker en/of processen efficiënter maken. Eind 2017 wordt de nieuwe winnaar gekozen voor de beste innovatie.
Aanpak ziekteverzuim
Binnen het sociaal beleid is de aanpak van het ziekteverzuim het benoemen waard. HRS heeft een praktisch instrumentarium ontwikkeld voor een brede aanpak van het ziekteverzuim:
1. Per 1-4-2015 is HRS overgestapt naar een gecertificeerde Arbodienst die geen aandachtspunten heeft gekregen vanuit het branche-brede onderzoek van FNV in 2014;
2. Hierdoor inzet van extern casemanagement, die contractueel ook de verplichting hebben om de leidinggevenden te ondersteunen in hun rol (coaching on the job);
3. Met ingang van mei 2016 overgegaan naar een uniforme Vebego-template qua inrichting van verzuimvolgsysteem (conform verscherpte privacy wetgeving (hot topic FNV)) waar ook leidinggevenden in kunnen communiceren. Met een praktijkgerichte opleiding zijn ze hierin begeleid;
4. Psychische interventies (onze doelgroep vaak niet verzekerd voor mentale hulp) zit in contractprijs Arbo, waardoor we dit zonder extra kosten (preventief) kunnen aanbieden aan medewerkers;
5. Verzuimbegeleiding ook ingericht in weekend, zodat bij noodsituaties direct geschakeld kan worden;
6. Oprichting VGWM-commissie, bestaande uit K&V, P&O en kaderleden FNV/OR leden. Hierbij staat aanpak ziekteverzuim centraal, als ook de arbeidsomstandigheden.

3. Opleidingen

Hago Rail Services stimuleert de opleiding en ontwikkeling van al haar medewerkers. Prioriteit hebben de basisopleiding voor het vak, Nederlandse taal en veiligheid.
• Hago Rail Services biedt alle medewerkers een speciaal voor Hago Rail Services
ontwikkelde opleiding aan. Hiermee geeft Hago Rail Services (onder meer) invulling aan
de cao-verplichte basisopleiding schoonmaak die geldt voor elke schoonmaker binnen 1 jaar na in diensttreding.
• Hago Rail Services investeert extra in taalonderwijs voor medewerkers met een taalachterstand. Het taalonderwijs ondersteunt effectief communiceren en draagt bij aan de borging van veilig werken.
• Hago Rail Services combineert klassikale opleidingen met doorlopende training-on-the-job.
• In mei 2018 zijn 300 schoonmaakmedewerkers gestart met een 8-urige herinstructie met coaching ‘on the job’ door SVS Opleidingen.
• HRS organiseert 12 toolboxen per jaar op locatie. Onderwerpen zijn onder meer veiligheid, kwaliteit en gastheerschap.
• Hago Rail Services rapporteert eens per maand het aantal opgeleide medewerkers. De P&O-manager bespreekt de rapportage in het managementoverleg van Hago Rail Services, en rapporteert de cijfers aan opdrachtgever NS.
• 15 juni 2018 hebben wij alle medewerkers en uitzendkrachten getrakteerd tijdens de Dag van de Schoonmaker. We hebben zelfs een dans gedanst, waarvan de choreografie afkomstig was van één van onze treinschoonmakers.
• Op Koningsdag hebben we Nederland op ludieke wijze opgeroepen zijn ‘eigen zooi’ op te ruimen. Want schoon is van iedereen.

Overige

Naast genoemde inspanningen houdt Hago Rail Services zich vanzelfsprekend aan alle gangbare bepalingen zoals vastgelegd in de CAO en de code, beiden onderdeel van het OSB-keurmerk, waaronder naleving geldende wet- en regelgeving, aansluiting bij erkende werkgeversverenigingen, waaronder de OSB, duidelijke schriftelijke vastlegging van afspraken met opdrachtgevers, werknemers en andere belanghebbenden, toepassing van een gezondheids- en veiligheidsbeleid, transparantie in de offerte en het bevorderen van een goede medezeggenschap binnen de organisatie met een actieve ondernemingsraad.

Resultaten 2017/2018

• Donderdag 12 oktober 2017 huldigde Hago Rail Services 17 jubilarissen tijdens de landelijke jubilarissendag. De jubilerende collega’s reisden af naar het Spoorwegmuseum voor een ‘private tour’ en om hun bronzen, zilveren of gouden speldje in ontvangst te nemen.
• Maandag 18 september 2017 lanceerde Hago Rail Services de campagne ‘De schoonmakers van treinend Nederland.’ De campagne roept op dat een schone trein een gedeelde verantwoordelijkheid is en moet de zichtbaarheid en trots van medewerkers vergroten, en daarmee de schoonmaakbeleving bij onder meer treinreizigers, positief beïnvloeden.
• De in juni 2015 geformeerde stuurgroep waarin ook HRS zitting heeft (naast (project)managers van de samenwerkende ketenpartijen NS, NSR, HRS), en die sturing geeft aan 9 programmalijnen om de in- en externe kwaliteit van reiniging structureel te verbeteren heeft een succesvol jaar achter de rug. Sinds de formatie maakt HRS meer (+ 30%) treinen ’s nachts schoon (geheel gereinigd), is het aantal treinen uit het nachtnet dat aangeboden wordt voor reiniging gestegen van 53% naar 82%, is het KTO gestegen van 50% naar 69% (hoogste KTO-score ooit), is het aantal periodiek geheel gereinigde treinen stabiel gebleven op 80%, zijn het aantal vuile starters gehalveerd en ligt het percentage Urgente Reiniging met gemiddeld 97%, 2% boven norm.
• Afgelopen jaar zijn we in Zwolle gestart met het project 100% Service van de Verborgen Fabriek van NS dat de het klantoordeel verder moet verhogen.
• Afgelopen jaar zijn we gestart met de implementatie van Balance 2.0, de veiligheidsorganisatie van NS.
• Sinds de start van Schuldhulpverlening hebben we een kleine 24 collega’s concreet kunnen helpen hun financiën weer op de rit te krijgen en (werk)plezier terug te brengen.
• Sinds 1 januari 2016 werkt HRS met een nieuw ERP-systeem dat moet bijdragen aan een betere kwaliteit dienstverlening, efficiënter werken en beter communiceren. Met procesgerichter werken en 24/7 inzicht in actuele, betrouwbare informatie is een stevig fundament gelegd van waaruit HRS zich kan focussen op haar eigen (strategische) doelstellingen.
• In 2017 hebben alle schoonmaakmedewerkers een ontwikkelgesprek gehad. In mei 2018 zijn we gestart met de nieuwe gesprekken.
• De technische kwaliteitscijfers zijn het afgelopen jaar boven norm gekomen en stabiel gebleven.
• Implementatie KKPT: sinds de start van de nieuwe dienstregeling begin 2017 reizen dagschoonmakers mee op trajecten waarvan de stoptijd te kort is goed schoon te kunnen maken. Dertig meereizende schoonmakers halen van maandag t/m vrijdag, tussen de spitsen, los vuil op, legen prullenbakken en verwijderen vlekken van ramen, deuren en tafeltjes.
• Door de inzet van Care on Track is de hoeveelheid afval in de trein gehalveerd.
• Intensieve samenwerking met OR.
• Tijdens het congres Code Verantwoordelijk Marktgedrag heeft NS topman Roger van Boxtel persoonlijk kennisgemaakt met schoonmakers. Hij heeft met hun gesproken over goed opdrachtgeverschap en in het bijzonder over de faciliteiten waar NS verantwoordelijk voor is, zoals de opkomstruimtes en veilige arbeidsomstandigheden op en rond het spoor.
• Tijdens Koningsdag op 27 april 2017 en de Nijmeegse Vierdaagse heeft HRS een grootscheepse campagne gevoerd om reizigers op te roepen hun vuil mee de trein uit te nemen. Koningsdag is een van de drukste dagen voor HRS. Alle hulp om de afvalberg te verminderen zijn welkom.
• Donderdag 22 juni 2017 wonnen voormannen Hakim Zaid en Maikel Kirondongo de Golden Service Award voor hun 3D-multitool, een 3D-geprinte schraper die het verwijderen van aangehecht vuil vergemakkelijkt. Een eerdere uitvinding, de Ciao! Gum van voorman Freek Witteveen, won de Innovatie Award op de Facility for Future-beurs.
• Donderdag 30 november 2017 ontving schoonmaker Vanja Roering Warmolts de HRS Innovatie Award voor zijn uitvinding voorraadkast. Deze innovatie rekent af met veel heen en weer sjouwen van middelen en materialen en verkort de looptijd.
• Care on Track (meereizende schoonmakers) is ingezonden voor de Jan van Stappen Spoorprijs van de NS die in mei plaatsvond. Care on Track schopte het tot runner up.
• Eind juni 2017 rondden 14 meereizende schoonmakers een taaltraject af via Flair Talen.
• In 2017 is de hele indirecte organisatie gestart met een opleiding KATA, die coachend leiderschap bevordert.
• Donderdag 14 december 2017 hebben 80 inkopers van NS een kijkje gekregen in de wereld van treinschoonmaak. De dag stond in het teken van ketensamenwerking in de reiniging.
• In mei 2018 zijn 300 treinschoonmakers gestart met een herinstructie reiniging rollend materieel.
• In maart is de landelijke invoering van ATW-proof roosters afgerond. Alle collega’s van HRS werken nu conform de arbeidstijdenwet.
• In januari 2018 hebben wij ons visieplan op de duurzame inzetbaarheid van onze medewerkers gedeeld met NS en FNV.
• In mei 2018 hebben we voor de derde keer een ambassadeursoverleg georganiseerd voor conducteurs om samen na te denken over nog schonere treinen.

Duurzaamheid door vakmanschap

We zijn al onze collega’s, onze opdrachtgever en de ketenpartners bijzonder erkentelijk dat zij met ons mee optrekken in het verduurzamen van de schoonmaakbranche. De code vraagt in de allereerste plaats het lef om zelf standvastig te zijn in de concrete invulling van wat wij in deze zelfverklaring hebben opgetekend. Maar alleen samen brengen we uiteindelijk de branche op een niveau van vakmanschap waar we weer allemaal trots op kunnen zijn.

Daar teken ik voor!

Evert Aarts
1 juli 2018